Retourneren

Algemeen
Als onderdeel van het GMP/GDP kwaliteitshandboek heeft Fagron beschreven op welke wijze omgegaan wordt met retourzendingen aan Fagron en Apotheek De Magistrale Bereider.

Retourgoederenbeleid
Fagron streeft naar een minimalisering van retourzendingen van geleverde producten door afnemers en voert daarin een actief beleid. Belangrijke overwegingen hierbij zijn:

Het fenomeen retourgoederen draagt niet bij aan het hoge kwaliteitsniveau dat Fagron nastreeft. Bij farmaceutische goederen die worden geretourneerd en opnieuw in de handel worden gebracht, kan niet worden uitgesloten dat kwaliteitsverlies optreedt. Farmaceutische goederen die niet onder de juiste omstandigheden worden opgeslagen of vervoerd, kunnen in kwaliteit achteruit gaan, een achteruitgang die meestal niet met het oog kan worden vastgesteld. In het bijzonder bij risicoproducten (koelkastproducten, steriel verpakte producten) is dit reëel gevaar.
De juridische verantwoordelijkheid voor geretourneerde farmaceutische goederen kan onduidelijk zijn. (Loon)fabrikanten kunnen in een dergelijk geval slechts nog tot op zekere hoogte aansprakelijk gesteld worden.
Het voorkómen van retourzendingen, bijvoorbeeld retourzendingen als gevolg van verkeerd bestellen/noteren en verkeerd afleveren, bespaart voor alle partijen onnodige kosten.

Melding retourzending
Om een goede afhandeling mogelijk te maken dienen te retourneren artikelen vooraf telefonisch bij Fagron te worden aangemeld bij onze Customer Service. Customer Service registreert direct in de computer de te verwachten retourzending in een Fagron Retour Aanname Formulier (RAF). Dit wordt naar de afnemer gefaxt. De (adres)gegevens van afnemer, de aanname van het retour (Fagron) en te retourneren goederen (artikelomschrijving met chargenummer, verpakkingsvorm, aantal, ordernummer, datum paklijst, reden van retournering) worden genoteerd.

Procedure en criteria retourzendingen
Fagron Farmaceutische artikelen kunnen niet worden geretourneerd, tenzij:

Er door Fagron een fout is gemaakt bij de verwerking en/of levering van een order;
Er sprake is van een kwaliteitsgebrek van een geleverd artikel of de verpakking daarvan;
De vergoedingsregeling van Fagron van toepassing is voor (bijna) verlopen artikelen;
Het een Opiumwetartikel is dat abusievelijk geleverd is (mits aangetekend verstuurd)

De vergoedingsregeling is in geen geval van toepassing op:

A. Speciaal voor de afnemer bestelde goederen;

B. Artikelen die in de koelkast of vriezer moeten worden bewaard (bij fout Fagron toch vergoeding na overleg Customer Service Manager, QA-Manager of RP);

C. Artikelen die vallen onder de Opiumwet (tenzij vallend onder punt 4);
D. Importproducten;
E. Geregistreerde geneesmiddelen waarvan het FMD-nummer reeds is afgemeld

In geval van een fout of een klacht kunnen artikelen alleen aan Fagron worden geretourneerd via een Fagron Retour Aanname Formulier (RAF). Er wordt gestreefd naar een te accepteren periode binnen 4 werkdagen na levering.
Bij onterecht geretourneerde goederen wordt door Fagron contact opgenomen met de klant.
Indien er sprake is van een “buitensporige”retourzending (ten aanzien van aantallen of waarde), wordt hiervan melding gemaakt aan de buitendienst medewerk (st)er voor dat rayon. Deze functionaris bespreekt de retourzending met de afnemer en instrueert de afdeling kwaliteit ten aanzien van de afhandeling, tenzij het een kwaliteitsklacht betreft.
Retourzendingen worden binnen maximaal 5 werkdagen na ontvangst afgehandeld (kopie-exemplaar van RAF wordt opgeborgen in speciaal daarvoor bestemde order. Er wordt gearchiveerd op datum).

Procedure en criteria retourzendingen Apotheek DMB
Voor retourgoederen die vallen onder het assortiment van Apotheek De Magistrale Bereider gelden dezelfde regels, zoals genoemd onder 'Procedure en criteria retourzendingen Fagron' Ook deze goederen komen retour in Capelle a/d IJssel. De opslag en vernietiging vindt echter plaats in Oud Beijerland waar Apotheek De Magistrale Bereider is gevestigd. Voorkomen is beter dan ........... Hieronder enkele tips die u kunnen helpen zo goed mogelijk op de regeling in te spelen:

Stel uw apotheekteam in kennis van de regels en stel uw interne procedures er op af
Gebruik, indien mogelijk, de logistieke modules van uw automatiseringssysteem om uw voorraadhoogte te optimaliseren
Meld eventuele onvolkomendheden in een levering binnen 4 werkdagen
Bevorder “bewust” bestellen, op basis van reëel te verwachten vraag